Questo esercizio ti farà valutare meglio il tuo attuale approccio al processo di pianificazione delle attività lavorative. Per ognuna delle cinque domande riportate di seguito sono indicate cinque alternative di risposta. Scegli la risposta che meglio rappresenta la tua opinione e la segni con il numero 1 (la più vicina al proprio pensiero) e così via fino alla risposta con il numero 5 (la meno vicina al proprio pensiero). Mi raccomando, se desideri che la fotografia del tuo approccio alla pianificazione sia realistica, non cercare di rispondere pensando a cosa è teoricamente meglio ma rispondi pensando a come agisci nella realtà.
Domanda 1
Settimana prossima hai in agenda un appuntamento con il tuo superiore per discutere degli obiettivi di vendita da ottenere nel prossimo semestre. Cosa pensi di fare in previsione dell’incontro?
Dedicare almeno una giornata per definire alcune ipotesi di obiettivi di vendita e relativi piani d’azione. Andrò inoltre alla ricerca di elementi oggettivi di supporto che rendano realistiche le sue previsioni.
Gli obiettivi di vendita sono presto fatti. Basta prendere quelli del semestre in corso ed aumentarli di un 10%. Bene o male il trend di crescita è sempre lo stesso ed il capo vuole sempre vedere una percentuale di incremento a due cifre.
È da parecchio tempo che sto preparando l’incontro con il mio superiore perché voglio curare ogni dettaglio. Ancora un paio di giorni di lavoro e sarò sicuramente pronto.
Nulla. Mi sono già segnato in agenda l’incontro ed sono curioso di vedere cosa succederà.
Rileggerò e aggiornerò il piano di vendita che avevo compilato nell’incontro del precedente semestre con i cambiamenti ed i risultati che sono avvenuti in questi ultimi sei mesi per arrivare all’incontro con un documento attuale.
Domanda 2
Nel mese di ottobre un vostro concorrente lancia una forte politica di riduzione prezzi che rischia di causare un forte calo nelle vendite. Come intendi agire?
Aspetto il prossimo incontro di fine mese per discutere con il superiore.
Decido di affrontare l’imprevisto dedicando la prossima settimana per analizzare attentamente l’impatto che la nuova strategia del concorrente può avere sul fatturato. L’imprevisto deve essere affrontato elaborando un dettagliato piano d’azione.
Devo parlare con il superiore per rivedere velocemente i suoi obiettivi e decidere che modifiche apportare e per cercare nuove strade d’azione.
Gli obiettivi stabiliti ad inizio anno sono definiti in modo flessibile, già sapendo che potranno intervenire numerosi eventi che causeranno oscillazioni in aumento o in diminuzione. La cosa fondamentale è mantenere sempre alto il livello di motivazione e di impegno per incrementare il volume delle vendite in linea con gli obiettivi prefissati.
Cancello la partecipazione al meeting aziendale di fine mese per avere un paio di giorni in più a disposizione per contenere gli effetti negativi sul fatturato.
Domanda 3
Cosa ne pensi della pianificazione?
“Non credo molto nella pianificazione. Preferisco lavorare. Ho sempre ben presente cosa c’è da fare.”
“La pianificazione è importante purché sia un processo flessibile. Non ho bisogno di tanti grafici, tabelle e numeri per decidere cosa fare. Risulta più conveniente essere veloci e rapidi nel prendere una decisione”.
“La pianificare consente di utilizzare al massimo tutte le risorse disponibili. Il tempo dedicato alla pianificazione viene più che ripagato dai benefici che se ne ottengono”.
“Preferisco dedicare un’intera giornata prima dell’inizio di ogni semestre alla pianificazione così sono poi libero di concentrarmi sul mio lavoro”.
“La pianificazione è fondamentale. Effettuo spesso controlli con una cadenza minima giornaliera. Seguo ogni giorno il planning delle mie attività e grazie ad Outlook ed Excel posso tenere tutto sotto controllo. Pianificare ed avere sempre sotto controllo la situazione mi rende tranquillo e sicuro”.
Domanda 4
Quale ritieni sia il sistema migliore di pianificazione che dovrebbe adottare un’azienda? (a grandi linee)
“È opportuno compilare un piano annuale anche se questo implica l’investimento di parecchio tempo. A dicembre di ogni anno devo dedicarci sempre almeno un paio di giorni per riuscire a presentarlo al consiglio di amministrazione”.
“È fondamentale che il sistema di pianificazione sia realistico ed attendibile. Troppe volte le aziende non effettuano revisioni nei loro piani e non fanno anche programmi di breve periodo”.
“Le aziende perdono troppo tempo nel definire gli obiettivi e in attività di pianificazione, togliendo preziose risorse che potrebbero essere meglio impiegate”.
“La pianificazione viene spesso fatta in modo poco specifico e senza la dovuta attenzione. I piani d’azione vanno predisposti in modo dettagliato e con verifiche giornaliere”.
“Per migliorare il sistema di pianificazione sarebbe sufficiente una maggiore comunicazione interna per evitare trafile burocratiche e tanti moduli, tabelle, grafici, da compilare per ogni cosa”.
Domanda 5
Quale è il tuo approccio alla pianificazione?
“Pianificare è fondamentale per raggiungere con successo gli obiettivi. È per questo motivo che dedico molto tempo alla pianificazione. Occorre pianificare in modo preciso e dettagliato”.
“Pianificare aiuterebbe sicuramente ma ho sempre troppe cose da fare e non mi rimane quindi tempo per pianificare”.
“Nel pianificare il lavoro è molto importante dare retta al proprio istinto e alle proprie sensazioni. Con l’esperienza si acquisisce la sensibilità di prendere le giuste decisioni velocemente”.
“All’inizio dell’anno dedico sempre una giornata intera a pianificare i nuovi obiettivi e i relativi piani d’azione. In quella giornata mi isolo e non sono reperibile per nessuno”.
“La pianificazione è un processo continuo. Occorre periodicamente rivedere il tutto per definire gli eventuali cambiamenti da effettuare sulla base di quanto successo nell’ultimo periodo”.
Tabulazione dati:
Per ognuna delle cinque domande, riporta nella cella corrispondente della tabella il valore (1, 2, 3 ,4 o 5) alle risposte.
Una volta completata la tabella, effettua la somma verticale di ogni colonna. Il totale di ogni singola colonna varia da un minimo di 5 ad un massimo di 25.
Interpretazione dei risultati Ogni colonna rappresenta uno specifico atteggiamento nei confronti della pianificazione. Soffermati sui picchi verso l’alto (20 o più punti) e sui picchi verso il basso (10 o meno punti), questi indicano la presenza di un comportamento prevalente.
Cerca di approfondire in quali altre occasioni (al di fuori dell’ambito lavorativo) hai manifestato quell’ approccio:
È un tuo punto di forza? è un punto migliorabile?
Colonna1 Colonna2 Colonna 3 Colonna4 Colonna5
Domanda 1 B................ D............. E.............. A .............. C................
Domanda 2 D................ E............... A................C................ B................
Domanda 3 B................ A ................D............. C.............. E................
Domanda 4 E................ C................A................B............... D................
Domanda 5 C................ B................D................E................ A................
Totale ................ ............... ................ ............ ................
Colonna 1: Specifico o Generico?
Punteggio basso (5 punti): generico. Piani poco definiti ed esplicitati per essere realmente di supporto al raggiungimento degli obiettivi. Privilegi l’istinto all’organizzazione di un piano di lavoro.
Punteggio alto (25 punti): specifico.
Colonna 2: Contrario o Favorevole?
Punteggio basso (5 punti): contrario. Tendi ad evitare il più possibile all’attività di pianificazione. Ritieni la pianificazione una perdita di tempo.
Punteggio alto (25 punti): favorevole.
Colonna 3: Una tantum o Continuo?
Punteggio basso (5 punti): una tantum. Sintomo di una pianificazione occasionale lasciando nel cassetto il piano elaborato, senza il necessario processo di aggiornamento. Elabori un piano ma poi non lo utilizzi come guida e supporto alla propria attività.
Punteggio alto (25 punti): continuo.
Colonna 4: Realistico o Sognatore?
Punteggio basso (5 punti): realistico. I piani predisposti sono ambiziosi ma nello stesso tempo raggiungibili e concreti.
Punteggio alto (25 punti): sognatore.
Colonna 5: Maniaco o Equilibrato?
Punteggio basso (5 punti): maniaco. Rischio di dedicare troppo tempo alla pianificazione, perdendo di vista o trascurando la fase di esecuzione.
Punteggio alto (25 punti): equilibrato
